Gestire un’azienda agricola significa occuparsi contemporaneamente di molte cose. Ci sono le attività in campo, le colture da seguire, i trattamenti, il magazzino, i documenti, i costi, le scadenze e le informazioni che devono essere condivise con collaboratori e tecnici.

Il problema non è necessariamente la quantità di lavoro. Molto spesso è come vengono organizzate tutte queste informazioni.

Un dato viene annotato su un foglio, un altro rimane sul telefono, alcune informazioni sono conservate in ufficio e altre sono conosciute soltanto dalla persona che ha effettuato una determinata attività. Finché tutto procede normalmente, il sistema può sembrare sufficiente.

Le difficoltà emergono quando bisogna recuperare velocemente un’informazione, ricostruire quello che è stato fatto mesi prima oppure mettere insieme dati provenienti da persone e strumenti diversi. Digitalizzare un’azienda agricola dovrebbe servire prima di tutto a risolvere questi problemi!

Non significa cambiare completamente il proprio modo di lavorare o introdurre strumenti complicati. Significa capire quali attività possono essere organizzate meglio, eliminando passaggi inutili e rendendo le informazioni più facili da trovare.

1. Organizzare campi, serre e colture

Tutto parte da qui. Sapere cosa viene coltivato, dove e su quale superficie rappresenta la base per organizzare molte delle attività successive. In una piccola realtà con pochi appezzamenti queste informazioni possono essere semplici da ricordare. Quando però aumentano superfici, colture, serre o cicli produttivi, affidarsi esclusivamente alla memoria diventa meno efficace. L’obiettivo dovrebbe essere avere una rappresentazione ordinata della propria realtà produttiva.

Ogni campo può essere collegato alla coltura presente, alle attività effettuate e alle informazioni che lo riguardano. Questo permette di evitare una situazione molto comune: conoscere un dato, ma dover ogni volta capire dove è stato scritto.

2. Tenere traccia delle attività svolte

Semina, trapianto, irrigazione, concimazione, trattamento, lavorazione, raccolta. Durante una stagione vengono effettuate numerose operazioni e ognuna produce informazioni. Quando? Dove? Su quale coltura? Chi ha effettuato l’attività? Quali prodotti o risorse sono stati utilizzati?

Registrare queste informazioni in modo ordinato permette di costruire uno storico delle operazioni effettuate. Ma c’è un aspetto ancora più importante: registrare l’attività il più vicino possibile al momento in cui viene svolta. Se un’operazione viene annotata rapidamente, l’informazione è disponibile. Se invece deve essere ricostruita giorni o settimane dopo, aumenta il rischio di perdere dettagli e cresce il tempo necessario per completare la registrazione. Una buona organizzazione cerca quindi di ridurre la distanza tra fare un’attività e registrarla.

3. Gestire Quaderno di Campagna (QDCA) e Registro dei Trattamenti

La gestione delle attività agricole comprende anche registrazioni e documentazione che devono essere mantenute correttamente. Il Registro dei trattamenti è uno degli esempi più importanti e abbiamo già visto come sia necessario conservare informazioni precise relative all’impiego dei prodotti fitosanitari. Il Quaderno di Campagna permette, in un’accezione più ampia, di mantenere organizzate le informazioni relative alle operazioni effettuate durante il ciclo produttivo.

Il problema nasce quando queste registrazioni vengono considerate completamente separate dal lavoro svolto in campo. L’attività viene effettuata una volta, ma l’informazione viene riportata più volte su strumenti differenti.

È proprio qui che una gestione digitale può semplificare il processo: collegare le registrazioni alle attività aziendali, evitando per quanto possibile di dover ricopiare gli stessi dati. Per un approfondimento su questo tema abbiamo dedicato una guida specifica al Quaderno di Campagna e alla gestione delle informazioni aziendali.

4. Sapere cosa c’è in magazzino

Il magazzino è un altro punto nel quale informazioni non aggiornate possono creare difficoltà. Sapere quali prodotti sono disponibili, quali sono stati utilizzati e quali quantità rimangono permette di programmare meglio le attività.

Il principio è molto semplice. Se un prodotto entra in azienda e successivamente viene utilizzato durante un’attività, queste due informazioni non dovrebbero vivere in mondi completamente separati. Collegare movimentazioni e operazioni consente di avere una situazione più chiara e riduce la necessità di effettuare continue verifiche manuali.

Anche in questo caso digitalizzare non significa necessariamente complicare il processo. Al contrario, dovrebbe significare ridurre il numero di controlli necessari per sapere cosa è realmente disponibile.

5. Organizzare lotti e tracciabilità

Quando un prodotto lascia il campo, le informazioni non smettono di essere importanti. In molti contesti produttivi bisogna poter ricostruire il percorso che collega produzione, raccolta, lotto e successive movimentazioni. Più questi dati vengono gestiti separatamente, più diventa difficile ricostruire il percorso completo. Una gestione organizzata permette invece di mantenere un collegamento tra le diverse fasi.

Non si tratta soltanto di rispondere a un’esigenza documentale. Una buona tracciabilità permette all’azienda di sapere da dove arriva un prodotto e cosa è successo lungo il suo percorso. È una forma di conoscenza dell’attività aziendale.

6. Capire quanto costano realmente le attività

Questo è uno degli aspetti che rischiano più facilmente di passare in secondo piano. Un’azienda può sapere quanto ha speso complessivamente senza avere la stessa chiarezza su dove sono stati sostenuti quei costi. Prodotti, lavorazioni, personale, mezzi e altre risorse contribuiscono al costo delle attività produttive.

Quando le informazioni vengono raccolte in modo strutturato diventa più semplice collegare determinati costi alle operazioni, alle colture o alle produzioni. Non significa trasformare l’agricoltore in un analista finanziario. Significa avere qualche informazione in più per rispondere a domande concrete:

Quanto ci è costata questa attività? Dove stiamo utilizzando più risorse? Ci sono lavorazioni che stanno richiedendo più del previsto? Il controllo dei costi per quanto riguarda Feedentity, deve essere raccontato proprio in questo modo: maggiore visibilità sul lavoro, non maggiore complessità finanziaria.

7. Condividere le informazioni senza doverle cercare ogni volta

In un’azienda agricola raramente lavora una sola persona. Ci sono collaboratori, tecnici, agronomi, consulenti e, nelle realtà più strutturate, diversi responsabili. Questo significa che la stessa informazione può servire a più persone.

Se per recuperarla bisogna ogni volta telefonare a qualcuno, cercare un messaggio o chiedere dove si trova un documento, l’organizzazione diventa dipendente dalle singole persone. Un sistema condiviso permette invece di creare un punto di riferimento comune per le informazioni aziendali.

Non significa che tutti debbano vedere tutto. Significa che chi ha bisogno di un’informazione può trovarla senza dover ricostruire ogni volta il percorso necessario per ottenerla!

Il vero problema sono spesso le informazioni frammentate

Se osserviamo queste sette attività, emerge un elemento comune. Il problema non è necessariamente che l’azienda non possieda le informazioni. Molto spesso le informazioni esistono già. Sono semplicemente distribuite. Una parte sul computer, una parte sul telefono., una parte sui documenti cartacei, una parte nel quaderno. Una parte nella memoria delle persone.

E’ proprio questa frammentazione che può generare inefficienze, perdita di tempo e minore visibilità sulle attività aziendali: un tema centrale anche nella linea editoriale Feedentity dedicata all’organizzazione operativa.

Digitalizzare non significa aggiungere un altro strumento

Questo è probabilmente il punto più importante. Quando si parla di digitalizzazione dell’agricoltura, si rischia facilmente di immaginare software complessi, nuove procedure e ancora più dati da inserire.

Ma una digitalizzazione realmente utile dovrebbe ottenere il risultato opposto. Se prima un’informazione viene scritta su un foglio, comunicata tramite messaggio e successivamente riportata sul computer, introdurre un quarto strumento non risolve il problema.

Lo aumenta. Il valore nasce quando la tecnologia permette di eliminare alcuni di questi passaggi. Per questo prima di scegliere uno strumento digitale è utile partire dalle attività quotidiane e chiedersi:

Dove perdiamo più tempo? Quali informazioni inseriamo più volte? Quali dati facciamo fatica a recuperare? Quali attività non riusciamo a controllare con sufficiente chiarezza?

Le risposte indicano dove la digitalizzazione può avere un impatto concreto. Ed è coerente con un principio centrale della comunicazione Feedentity: parlare di digitalizzazione attraverso esigenze operative reali, evitando tecnicismi e complessità inutili.

Un esempio: dalla giornata in campo all’informazione aziendale

Immaginiamo una situazione molto semplice. Al mattino viene effettuata un’attività su un appezzamento. Durante l’operazione vengono utilizzati determinati prodotti e risorse.

Quell’attività genera informazioni che possono essere utili per aggiornare il Quaderno di Campagna, verificare il magazzino, conoscere le operazioni effettuate sulla coltura e, in alcuni casi, contribuire alla ricostruzione dei costi. Se ogni passaggio viene gestito separatamente, la stessa attività genera una serie di operazioni amministrative successive.

Se invece le informazioni sono collegate, un’unica attività può alimentare più parti della gestione aziendale. È questa la differenza tra digitalizzare un documento e digitalizzare un processo.

Da dove iniziare per organizzare meglio l’azienda agricola?

Non è necessario digitalizzare tutto contemporaneamente. Anzi, spesso è più efficace fare il contrario. Partire da un problema. Per una realtà potrebbe essere il Quaderno di Campagna. Per un’altra il magazzino. Per un’altra ancora la difficoltà nel conoscere i costi delle diverse attività.

Una volta individuato il punto nel quale si perde più tempo, è possibile iniziare a organizzare quel processo e successivamente collegarlo agli altri.

La digitalizzazione funziona meglio quando accompagna il lavoro dell’azienda, invece di costringerla ad adattarsi a procedure inutilmente complesse.

Il ruolo di Feedentity

È proprio da questa esigenza che nasce l’approccio di Feedentity. La piattaforma è pensata per aiutare le aziende agricole a raccogliere e organizzare in un unico ambiente le informazioni generate durante il lavoro quotidiano. Campi, colture, attività, trattamenti, magazzino, lotti e altre informazioni aziendali possono essere collegate tra loro, creando una visione più ordinata delle operazioni.

L’obiettivo non è utilizzare più tecnologia. È utilizzare meglio le informazioni che l’azienda possiede già.

Perché un gestionale agricolo dovrebbe semplificare il lavoro, non diventare un’altra attività da gestire.

Organizzare meglio significa anche decidere meglio

La gestione di un’azienda agricola non diventa più semplice soltanto perché utilizza strumenti digitali. Diventa più semplice quando le informazioni necessarie sono corrette, organizzate e disponibili nel momento in cui servono. È questa la vera opportunità della digitalizzazione. Ridurre il tempo necessario per cercare informazioni. Evitare di inserire più volte gli stessi dati, conoscere meglio quello che succede in azienda e avere una base più chiara sulla quale prendere decisioni.

Prima della tecnologia viene quindi l’organizzazione. La tecnologia serve a renderla più semplice!

FAQ

Come migliorare la gestione di un’azienda agricola?

Il primo passo è individuare dove vengono raccolte le informazioni e quali attività richiedono più passaggi manuali. Organizzare campi, attività, magazzino, documenti, tracciabilità e costi attraverso un sistema coerente può ridurre la frammentazione e rendere più semplice il lavoro quotidiano.

A cosa serve un software per la gestione dell’azienda agricola?

Un software gestionale agricolo può aiutare a raccogliere in un unico ambiente informazioni che altrimenti sarebbero distribuite tra documenti, fogli elettronici e altri strumenti. Il valore dipende soprattutto dalla capacità di adattarsi alle attività reali dell’azienda senza aggiungere complessità.

Quali attività di un’azienda agricola possono essere digitalizzate?

Tra le principali troviamo la gestione di campi e colture, la registrazione delle attività, il Quaderno di Campagna e il Registro dei Trattamenti, il magazzino, la tracciabilità, i lotti e il monitoraggio di alcune informazioni economiche.

Da dove iniziare con la digitalizzazione?

Da un problema concreto. È preferibile individuare l’attività che oggi genera più perdita di tempo o frammentazione delle informazioni e iniziare da quella, anziché cercare di digitalizzare contemporaneamente ogni processo.